Secondo articolo sulle caratteristiche fondamentali di un buon mystery client.

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Saper scrivere bene

Un discorso a parte, tanto che sarà trattato in una guida apposita, è la capacità di scrivere bene.

Scrivere bene significa:

  • Farsi capire dovunque
  • Non offendere nessuno
  • Mai lasciare commenti razzisti o che possano ferire
  • Evitare frasi dialettali
  • Non scrivere come un messaggio WhatsApp, perché è meglio di xchè
  • Collegare sempre le opinioni ai fatti

Fondamentale è che vanno scritte bene le note che vi si chiedono sempre soprattutto quando la vostra valutazione è negativa. Provate ad immaginare un addetto alle vendite che si trova la vostra nota che dice “non sono stata contenta della relazione”, oppure “non è stata proattiva”. 

Una nota di questo genere non offre spunti di miglioramento è solamente offensiva perché non aiuta nessuno. Quando lasciate una valutazione negativa dovete essere molto attenti a dare tutte le informazioni che servono al personale, al direttore del negozio e al brand per capire cosa si deve fare per rendere più felici il cliente.

La nota giusta sarebbe stata “ho chiesto di vedere dei pantaloni ma quelli che ho trovato mi stavano piccoli, l’addetta mi ha detto che non fanno taglie grandi ma io sono una 48 e trovo sempre le cose dove vado”.

Cosa ci dice questa nota:

  1. Il profilo dello shopper non è in linea con il target del brand, sarebbe stato meglio mandare il mystery shopper con lo scenario da recitare “devo fare un regalo ad una mia amica che ha la taglia 42”
  2. Che la venditrice non è stata molto gentile e il corso di formazione debba prevedere questi casi in modo tale che l’addetta possa dire “mi spiace la collezione di quest’anno è tutta con taglie piccolissime anche io ho avuto difficoltà, speriamo che il prossimo anno capiscano che serve anche la 46”. In questo modo il venditore tiene aperta la porta del brand (“il prossimo anno”), non offende (“mi spiace”), si rende più vicino ed empatico (“anche io ho avuto difficoltà”) ma soprattutto lusinga il cliente dicendogli che è una 46.

Basta poco, non è vero? Uno shopper che riporta il suo giudizio, cambia il corso di formazione, il brand mostra una faccia migliore e tiene un cliente che in alternativa avrebbe perso.

Io dico sempre nei miei corsi che se la nota può andar bene per tutte le tipologie di negozio non serve a nulla, se non è in grado di “bucare” e di colpire nel segno indicando la via del miglioramento meglio nulla.

Attenzione però devo darti un consiglio, non essere troppo stringato perché anche quelle note non servono a nulla e rischi di non venir più chiamato per gli incarichi più difficili, nel dubbio meglio una frase in più che una in meno.

Usare sempre un italiano corretto, se possibile aiutati con la correzione automatica per evitare “un’altro” o “l’ho fatto ha posta”. Gli errori di ortografia segnalano una scarsa cultura dello shopper che in certi ambienti è ritenuta poco adatta alle valutazioni più complesse. 

Se, ad esempio, serve di valutare un commesso di una gioielleria di lusso probabilmente un non corretto uso dell’italiano è un bel modo per non farti assegnare l’incarico.

 

Memorizzare le informazioni essenziali

Immagino che tu capisca l’importanza di memorizzare le informazioni essenziali di una verifica. Ma quali sono le informazioni senza le quali una verifica è inutile?

Nella scala di importanza a mio parere vanno assolutamente ricordati:

  1. I nomi del personale con cui ha avuto relazione
  2. Eventuali prodotti scaduti
  3. I tempi di attesa
  4. I dettagli dell’offerta ricevuta 
  5. L’eventuale upselling
  6. La gestione dei follow up (le chiamate eventuali successive alla tua visita nel punto vendita)

Chiaro che tutto sarebbe importante ma come fare? 

Ti dico cosa faccio io e cosa consiglio di fare ai miei allievi.

Usa il tuo smartphone e segnati su un sms in cui il destinatario sei tu (mi raccomando non divulgare le informazioni con nessuno) le informazioni più importanti e non aver paura di guardarlo durante la verifica. 

Immagino sia inutile dirti di non portare copie del questionario in negozio e di non compilarlo davanti agli addetti ma mi è capitato che qualcuno dei miei lo facesse quindi repetita juvant.

È inutile anche che io ti dica di non accedere al sito dell’agenzia che ti ha commissionato il lavoro per verificare alcune cose che non ti sono molto chiare mentre sei in negozio. Anche qui meglio evitare.

Poi scrivi le risposte durante la normale compilazione dell’sms e, se la verifica è lunga, mandati da solo il messaggio in modo che tutto rimanga memorizzato e che, nel contempo, tu abbia la possibilità di rispondere a questo messaggio segnandoci sopra altre informazioni e così via.

Non fare finta di scrivere un messaggio ma scrivi un messaggio vero e proprio, non ti preoccupare oggi hanno tutto lo smartphone in mano e non desta sospetto in nessun addetto alle vendite.

Puoi segnare gli orari senza problemi semplicemente inviando un messaggio quando inizia la fila e inviandone un altro quando finisce la fila. A casa farai la sottrazione e potrai calcolare il vero tempo di attesa.

Una cosa importante metti il cellulare sempre in modalità silenziosa o aerea prima di entrare nel punto vendita. 

Come memorizzare i nomi

Un trucco per memorizzare i nomi, una volta appreso come si chiama l’addetto, se non ha cartellino o biglietto da visita basta dire “salve io mi chiamo Fabrizio” lui inevitabilmente dirà “piacere Mario”, immagina una tua conoscenza che si chiama Mario in quel negozio in una situazione spiritosa, ad esempio nudo che gira per il locale o vestito da Batman (la cosa che ti piace di più) all’uscita sarà più semplice ricordare il tuo amico vestito da Batman rispetto al nome di un anonimo commesso.

Sui prezzi non aver paura di chiedere sempre un preventivo scritto, lo fanno gli anziani lo possono fare anche i giovani.

Come fare le foto al punto vendita senza essere visti.

Spesso è importante immortalare una vetrina, un cartello o una promozione con una fotografica.

Ti ricordo che non si devono mai fotografare i clienti del negozio, i passanti o il personale per motivi di privacy e normativa sul lavoro.

Se nell’incarico si devono fare le foto alle vetrine l’importante è non farsi vedere mentre si fa altrimenti tutti sapranno che sei un mystery shopper. 

Per fotografare un punto vendita immagina che tutto il personale può guardare fuori dal negozio quindi se ti metti davanti al punto vendita a fare le foto alle vetrine come si dice “ti beccano”.

Ecco la mia guida per fare le foto senza essere visti: 

  1. Meglio fare le foto a fine verifica che all’inizio (almeno fai la verifica senza essere scoperto)
  2. Meglio di tre quarti che davanti (vedi foto in basso in cui a sinistra lo shopper fotografa il punto vendita da davanti e lo vedono benissimo a sinistra lo shopper fotografa il punto vendita di tre quarti in modo da non essere visto)
  3. Se proprio non riesci a fare la foto fai finta di fare un selfie guardando il punto vendita in modo che sembri di fotografare la tua faccia mentre è attiva la fotocamera posteriore. Il mondo è pieno di gente che si fa i selfie tu sembrerai una di queste
  4. Controlla sempre la foto prima di andare via, non avrai possibilità di rifarla a casa è l’unica cosa che non potrai cambiare se la foto è mossa non serve a nulla, se inavvertitamente ci sono persone immortalate cancellale con un software di fotoritocco.

Con questo articolo vorrei aiutarti a capire le caratteristiche essenziali per fare bene questo lavoro e riuscirci a vivere. Ovvero tutte le competenze che devi possedere per presentarti bene alle agenzie che offrono questo tipo di incarichi.
Parleremo di nozioni tecniche, abilità pratiche ma anche atteggiamenti propri di questo lavoro e soprattutto, i trucchi del mestiere del mystery client.
Insomma vorrei farti avere la conoscenza attraverso una serie di esempi che ti aiuteranno a migliorare la tua capacità di valutazione che è la caratteristica essenziale di ciascun mystery client.

Iniziamo piano piano.

1 L’abito mentale
Prima di entrare nella parte tecnica vorrei parlarti dell’abito mentale che deve avere uno shopper. Ritornerò più volte sulla giusta mentalità per affrontare questo tipo di incarichi.
Ti spiego cosa intendo.
Un mystery shopper è pagato per valutare luoghi, prodotti servizi ma, anche, persone. Nella mia esperienza questo è il grande dilemma etico che incontrano gli shopper durante una valutazione. Ovvero non sentirsi sereni a dare un giudizio negativo su una persona in una situazione in cui potrebbe trovarsi chiunque.
Devo dirti una cosa, è capitato anche a me di pensare due volte se dire o no una cosa ma poi è sempre prevalsa la professionalità.
Quello che facciamo è fare in modo che le persone migliorino anche attraverso i nostri giudizi, li aiutiamo a rendere i corsi di formazione sempre più capaci di raggiungere lo scopo di migliorare i venditori.
Aiutiamo i brand a capire cosa è chiaro e cosa no dei loro manuali tecnici, a capire in quali negozi il direttore svolte il suo lavoro e in quali è meno presente. Li aiutiamo nel vedere i negozi con l’occhio e il cervello del cliente.
Questo necessità soprattutto da parte nostra il senso del dovere: se un addetto in cassa non emette lo scontrino mette a repentaglio tutto il negozio che può venir chiuso dalle autorità. Se capita mentre siamo lì e non lo riportiamo stiamo aiutando una persona che non fa il suo lavoro ma, nel contempo, stiamo fregando gli altri commessi che si troveranno col negozio chiuso che vuol dire venir messi in ferie a novembre per colpe che non sono loro.
Quindi il primo strumento che devi indossare è la volontà di dire la tua su un negozio, su un prodotto o su un servizio. La volontà di arricchire chi leggerà il tuo rapporto e soprattutto la professionalità e l’onestà di raccontare esattamente le cose come le hai viste anche se, a volte, potrebbe comportare un danno al personale che ti ha servito.

2 Il colpo d’occhio
Una delle caratteristiche più importanti che un mystery shopper deve avere è l’attenzione al particolare, il colpo d’occhio. In questo tipo di lavoro se ti scappa un comportamento o non hai capito bene una cosa non puoi tornare indietro perché due relazioni con gli addetti alle vendite danno risultati diversi è il metodo campionario che rende le nostre verifiche utilizzabili. Se vai due volte in un negozio perché non ti ricordi se ti hanno proposto o no un prodotto aggiuntivo ottieni risultati differenti e non utili a capire.
Quindi?
Questa è una delle cose che devi avere e se non la hai tutto sarà più difficile.
Se uscito dalla posta non ti ricordi il colore del vestito dell’impiegata, se al ristorante non ti ricordi il nome del cameriere che ti ha servito, se all’uscita del cinema non ti ricordi quanto costavano i menu completi pensaci bene perché il mystery shopper deve ricordarsi tutte queste cose per almeno mezz’ora e inserirle nel questionario all’uscita del negozio.
Come ho detto prima quello che i nostri clienti vogliono è vedere se tutti fanno quello che devono fare e se nel riportare un nome ti sbagli e il nome del commesso che ti ha servito non esiste in quel negozio puoi aver fatto la verifica più bella del mondo ma il tuo modo di fare le cose inficerà su tutto il progetto.
Se dichiari che non esiste un bagno con il fasciatoio e invece il cliente sa che c’è come potrai dire di aver saputo cogliere le sfumature più importanti della negoziazione?
Anche qui c’è un angolo delle buone notizie il colpo d’occhio dopo tante verifiche ti viene.
Ti viene perché capita sempre qualcosa mentre sei li a vedere, noti cose che nessuno è in grado di notare.
Un nostro shopper ci ha riportato di aver visto un cartello con un prezzo scontato per i dipendenti di un centro commerciale dicendoci “quindi i clienti pagano di più perché sono più fessi?”. Gli occhi del cliente hanno detto, in questo caso, al nostro cliente che, se è necessario fare degli sconti ai dipendenti del centro forse sarebbe meglio non far capire che chi paga il prezzo pieno è solo il cliente che, grazie ai suoi acquisti, fa vivere il centro commerciale.
Abbiamo consigliato di creare dei menu solo per i dipendenti diversi dagli altri e non confrontabili.
Non sarà mai possibile in una check list inserire la domanda “era presente uno sconto per i dipendenti in bella vista” perché nessuno sapeva che un bar aveva proposto questo sconto. Solo la proattività e il colpo d’occhio di nostro shopper ha aiutato il nostro cliente ad evitare una brutta figura.
Per colpo d’occhio si intende anche vedere se qualcuno sta facendo qualcosa che non deve fare e avvicinarsi per vedere e sentire meglio, significa guardare se c’è un cliente che si sta lamentando per capire se è legittimo o meno il suo disappunto, significa capire cosa accada ma anche in quale situazione si trova il personale.
Se il pavimento è sporco ma ci sono i lavori su strada davanti alle vetrine è impossibile evitare i segni delle scarpe quindi dare i dettagli spetterà all’istituto dare un giudizio sull’accaduto.
Il bravo mystery shopper vede tutto, nota il più piccolo particolare, lo espone in maniera corretta e con più dettagli possibili.


3 Essere “demanding”
In inglese demanding significa essere esigente, chiedere qualcosa e desiderare di ottenerlo.
Spesso nelle verifiche mystery viene chiesto agli shopper di compiere qualche azione particolare per comprendere la capacità del personale di rispondere alle richieste dei clienti esigenti.
Vi potrà capitare, ad esempio, di volere le lenzuola pulite perché sono calde, oppure di volere un piatto particolare e poi chiederne la sostituzione, oppure chiedere diversi preventivi per una auto con diverse soluzioni di finanziamento.
Tutto questo non serve a far impazzire il personale ma a comprendere come viene trattato il cliente più rompi palle (la vera traduzione di demanding) perché se anche questo cliente viene trattato bene siamo sicuri che le piccole richieste che ogni giorno capitano saranno accolte con il sorriso sulle labbra.
Certo può provocare un po’ di imbarazzo far tornare indietro un addetto al piano perché il tè è troppo freddo o il prosecco è troppo caldo e quindi capita spesso che lo shopper eviti di compiere l’azione che lo qualificherebbe come rompi scatole e metta tutto come “conforme”, cioè come se l’addetto avesse riportato un nuovo tè con il sorriso sulle labbra.
Che cosa capita in questi casi? A me è capitato che la persona valutata fosse notoriamente scortese e quindi una valutazione con una nota “wow mi ha salutato e sorriso nonostante la mia richiesta” fosse fuori luogo e finisse per inficiare tutta l’indagine.
Cosa fare in questi casi? Sempre recitare il giusto scenario, prima di accettare un incarico leggi bene cosa dovrai dire o fare, se non ti piace essere un cliente demanding non accettare l’incarico lascialo a qualcuno che è più capace di recitare questa parte. Ma se tocca a te comunque, fai la richiesta con il sorriso, cerca di immedesimarti in un cliente che ha veramente pagato la cifra che puoi leggere dietro la porta della tua stanza in un hotel e che magari ha veramente mal di pancia e il tè bollente gli darebbe un po’ di sollievo.
Oppure immagina chi sta cercando una auto per il suo capo e avere tutti i preventivi gli permetterebbe di fare bella figura.
Recita sempre tutto lo scenario fino alla fine.
Nella maggior parte dei casi il personale è abituato a quelli come te e non batterà ciglio, di sicuro alla tua uscita una volta che manderanno il report saranno tutti contenti di averti trattato bene anche come cliente rompipalle.

Iniziamo con una serie di strumenti software che ti sono utili per fare questo lavoro. Questa sezione è suddivisa in software per Pc, per Mac, per Iphone, per Android.

Prima di tutto quando è necessario ritoccare le fotografie?
È necessario farlo, anzi è spesso obbligatorio, quando le foto che hai scattato inquadrano persone come clienti passanti o dipendenti del punto vendita.

Oppure quando hai acquisito ad esempio un preventivo che riporta dati personali dell’addetto.

In tutti questi casi è necessario che tu cancelli questi dati prima di mandare le immagini all’agenzia.

Le foto possono essere ritoccata sia nello smartphone che nel computer di casa. Ti devo dire che la maggior parte degli smartphone ha già qualche app per modificare le foto e che funziona anche egregiamente per togliere qualche pezzo che non serve o per cancellare un campo con il nome di un addetto. Se non ti basta questo tipo di applicazioni ti elenco delle soluzioni un po’ più professionali.

Software per PC e Mac
Per tagliare le foto, ritoccarle, togliere parti sensibili se usi un PC sia con Windows che con Linux ti consiglio di usare GIMP.

GIMP è un programma simile a Photoshop ma è gratis e con meno funzionalità quindi anche più facile da usare se non hai dimestichezza con il fotoritocco. C’è anche in italiano e puoi scaricarlo qui https://www.gimp.org/downloads/

Software per Iphone
Per fare fotoritocco con il melafonino ti consiglio Pixelmator non è gratis ma costa 4,99 quindi non è un salasso. Ha molte funzionalità di base e ti consente un lavoro professionale.

Se ti piace e hai il Mac a casa puoi comprarlo anche per macOS con altri 15 euro

Puoi scaricarlo da qui https://www.pixelmator.com/pro/ 

Software per Android
Il fotoritocco nel mondo google ha tantissime opzioni, sembra guardando al mondo delle App gratuite ti consiglio SnapSeed una App facile da usare che fa tutto quello di cui hai bisogno senza spendere nulla, è di proprietà di Gooogle che ne garantisce la piena compatibilità con tutti i sistemi Android nuovi e vecchi.

Puoi scaricarlo da qui https://play.google.com/store/apps/details?id=com.niksoftware.snapseed&hl=it

Software on line (senza installazione)
Se non vuoi o non puoi installare un software ma ti serve comunque di modificare le fotografie ti consiglio Pixlr è una piattaforma web accessibile da questo indirizzo https://pixlr.com che consente di fare modifiche di base su foto come il taglio e un po’ di fotoritocco. È gratis e funziona molto bene.

La grande famiglia delle indagini che servono a misurare soddisfazione e propensione al consumo dei clienti, come ho detto prima, si basa sulla caratteristica fondamentale di ascoltare un numero di clienti abbastanza ampio da essere rappresentativo.

Questa non è l’unica differenza che c’è fra le due metodologie. Ma soprattutto non vanno scambiati gli scopi.

Nelle ricerche di mercato si chiede un parere al cliente sperando che sia rappresentativo di un gruppo di clienti ad esempio se mi dice le scale del negozio sono scomode ed ha 70 anni scopro che per quella fascia d’età quelle scale potrebbero rappresentare un problema.

Inoltre si cerca di misurare le valutazioni medie di tutti quelli che rispondono ai questionari.

Ma soprattutto l’intervistatore si limita a riportare quello che gli dice l’intervistato senza aggiungere o togliere nulla.

Al contrario nel mystery shopping si valuta secondo criteri ben precisi, se non richiesto dal progetto, per citare l’esempio di prima, non sarà mai necessario specificare che le scale sono scomode.

Inoltre si valutano le differenze di valutazioni fra il punto vendita ideale e quello che viene valutato dallo shopper al posto di misurare una media perché in media tutti i punti vendita vanno bene ma ai brand interessa intervenire sui peggiori per migliorarli studiando cosa fanno di buono i migliori.

Quindi le competenze dello shopper sono fondamentali come il suo vissuto. Se valuta un super mercato saprà benissimo quale è la temperatura massima a cui il corridoio con gli yogurt abitualmente si trova, se chiedo ad un cliente, che non sa che se la temperatura sale sopra una certa soglia i latticini vanno a male, probabilmente ci dirà che fa freddo.

Nel mystery non ci interessa se al centro di un negozio c’è un pilastro di cemento perché la cosa non è modificabile (a breve per lo meno) e quindi non può migliorare l’esperienza. In una indagine demoscopica se il pilastro è notato dal 20% degli intervistati posso capire a quanti clienti questo pilastro da fastidio e a quanti no.

Non scambiare quindi il mystery per una indagine volta a misurare l’opinione. Non lo è mai.

Non è mai interessante “secondo me” ma sempre perché un item (domanda) è conforme oppure no.

Se ti occupi di fare anche interviste per le ricerche di mercato l’abito da utilizzare mentre fai mystery shopping è completamente differente.

Attenzione alle differenze ai dettagli e a seguire le indicazioni più che neutralità nel riportare i giudizi.

Questa è la definizione di Mystery Shopping: attraverso clienti selezionati e formati si valutano i processi di un punto vendita mediante una lista di criteri predefinita.

Io dico sempre che il Mystery Client è un modo per valutare le performance della tua azienda con “gli occhi e il cervello del cliente”.

Con il Mystery Client si possono monitorare alcuni aspetti del percorso che il cliente compie nel negozio o dovunque si appresti a comprare un prodotto o a usufruire di un servizio ovvero misurare la Customer Experience, l’esperienza che vive il cliente durante l’acquisto in un punto vendita, in un e-commerce o dovunque debba tirar fuori la carta di credito.

Prima di tutto soffermiamoci sull’aggettivo “misterioso”. Per cliente misterioso si intende qualcuno che non preavvisa la sua visita, che non ci dirà quando viene a fare i controlli, ma non sempre significa che lo shopper si nasconde e non dice cosa sta facendo.

Ci sono molti tipi di verifica in cui ci si deve presentare ma non di deve annunciare la visita, in questi casi quello che i clienti vogliono ottenere è vedere i punti vendita nel momento in cui li vedrebbe il cliente senza che siano abbelliti per l’occasione ma vuole misurare le carenze insieme al personale.

A mio parere il modo giusto per chiamare queste verifiche è “audit in incognito” in quanto è un audit con le sue regole ben precise ma non si avvisa il personale.

Su questa tipologia di audit in incognito c’è una norma UNI che sarà oggetto di approfondimento più avanti.

 Mi è capitato di gestire verifiche con cliente misterioso in cui mi miei shopper si presentavano presso delle officine dicendo: “Salve, sono un cliente misterioso e sono venuto a verificare come gestite le pratiche di quest’auto”, scegliendo un’automobile a caso fra quelle in riparazione. Oppure passare una settimana in hotel a verificare tutti i servizi senza annunciarsi, per poi dire in cassa alla fine del soggiorno di essere un Mystery Guest e verificare i servizi di gestione amministrativa.

Ancora, nei ristoranti potresti verificare il servizio senza essere scoperto poi, dopo il conto, ti presenterai per verificare la compliance della cucina alla normativa HACCP.

È pur vero che nella stragrande maggioranza dei casi non ci si presenta e si mandano i dati al cliente solo dopo alcuni giorni dall’effettuazione dell’incarico ma può essere utile capire come ci si presenta e si svolge la verifica insieme al cliente, ne parlerò in un capito apposito.

Il secondo termine è shopper o client. Chi valuta un negozio o qualsiasi cosa possa essere valutata con questo metodo deve essere o sembrare un cliente potenziale, deve cioè essere in grado di stimolare nel venditore la voglia di presentare il prodotto al meglio, deve suscitare la spinta a vendere e la frustrazione, alla fine della negoziazione, per non aver venduto quanto desiderato.

Se devi valutare un negozio di accessori per l’infanzia e non ne sai nulla sarà difficile che il commesso ti dedichi l’attenzione che dovrebbe, quindi il tuo non essere in target è motivo di bassi punteggi per il venditore ma, sostanzialmente, non è colpa sua ma tua. Ti spiegherò più avanti come sembrare sempre in target per qualsiasi incarico e come convincere le agenzie ad affidarti anche gli incarichi riservati a shopper con caratteristiche diverse dalle tue.